Whistleblowing Policy: So erstellen Sie die ideale Richtlinie

Wie Sie eine Whistleblowing-Richtlinie erstellen, die Vertrauen aufbaut und eine ethische Unternehmenskultur fördert.

Von Redaktion
28. Juni 2021

Compliance Manager stehen vor vielen neuen Herausforderungen. Das jüngste Beispiel liefert die EU-Richtlinie zum Hinweisgeberschutz: Sie verpflichtet Unternehmen nicht nur zur Einrichtung eines Hinweisgebersystems, sondern auch zur Implementierung einer Hinweisgeberrichtlinie. Wir sagen Ihnen, wie Sie diese Anforderung in sieben Schritten erfüllen.

EU-Hinweisgeberrichtlinie: Die wichtigsten Eckpunkte

Ab dem 17. Dezember 2021 müssen alle Organisationen, die in der EU mit 250 oder mehr Mitarbeitern tätig sind, die neue Gesetzgebung einhalten.
Ab dem 17. Dezember 2023 wird das Gesetz auf alle Organisationen mit 50 oder mehr Mitarbeitern ausgeweitet.

Schritt 1: Am strengsten Standard orientieren

Unabhängig davon, wo ihr Unternehmen tätig ist, müssen Compliance-Experten mit der lokalen Gesetzgebung vertraut sein, um eine rechtssichere Whistleblowing-Richtlinie zu formulieren. Eine einheitliche Richtlinie für ein global tätiges Unternehmen funktioniert nur, wenn Sie sich am strengsten Standard Ihrer Standorte orientieren.

Schritt 2: Ziele Ihrer Whistleblowing-Richtlinie definieren

Eine effektive Hinweisgeberrichtlinie schafft Vertrauen, indem sie

Mitarbeiter und andere Dritte über die Unternehmensstandards aufklärt
eine klare Anleitung für den Hinweisgeber-Prozess liefert
erklärt, wie Hinweisgeber ihre Meldung platzieren
definiert, welche Arten von Hinweisen möglich sind
rechtliche Schutzmaßnahmen oder Einschränkungen erläutert

Schritt 3: Die Begriffe „Hinweisgeber“ und „Whistleblowing“ definieren

Jede Hinweisgeberrichtlinie muss erklären, was mit "Whistleblower" gemeint ist. In der Regel handelt es sich um jemanden, der einen Verdacht auf Fehlverhalten äußert, von dem er glaubt, dass es im Interesse der Öffentlichkeit liegt.

Nach EU-Recht muss Ihre Richtlinie sowohl Ihre Mitarbeiter und ehemaligen Mitarbeiter, Praktikanten und Selbstständige, aber auch Mitarbeiter von Lieferanten und Geschäftspartnern, die mit Ihrem Unternehmen zusammenarbeiten, schützen. Sogar Dritte, die in enger Beziehung zu der Person stehen, die das Fehlverhalten meldet, müssen geschützt werden - und dazu gehören auch Familienangehörige.

Schritt 4: Gültige Meldungen und Anliegen definieren

Zu den typischerweise abgedeckten Bereichen gehören:

Buchhaltungsbetrug
Bestechung und jede Form von Korruption
Steuerhinterziehung von Unternehmen
Geldwäsche
Finanzierung terroristischer Organisationen
Umweltschädigung
Verstöße gegen Vorschriften zur Lebensmittel- und Produktsicherheit
Verstöße gegen Vorschriften zur öffentlichen Gesundheit und Sicherheit

Schritt 5: Erklären, was „Whistleblowing“ nicht ist

Berichte über persönliche Missstände, wie Belästigung oder Mobbing, fallen in der Regel nicht unter die Gesetzgebung zum Schutz von Hinweisgebern, und dies sollte in Ihrer Richtlinie klar formuliert sein.

Schritt 6: Pflichten für Meldeverfahren festhalten

Ihre Richtlinie muss Ihre rechtlichen Verpflichtungen in Bezug auf Meldeverfahren festhalten. In der EU sind Unternehmen zum Beispiel verpflichtet, ...

den Empfang eines Hinweises innerhalb von sieben Tagen zu bestätigen
während der Untersuchung eine prompte und angemessene Rückmeldung zu geben
die Untersuchung abzuschließen und innerhalb von 90 Tagen nach Einreichung der Meldung ein abschließendes Feedback zu geben
die Unterlagen sorgfältig und sicher aufzubewahren

Schritt 7: Zulässige Meldewege aufzeigen

Die EU-Richtlinie ermutigt aktiv dazu, Fehlverhalten zuerst intern zu melden. Wenn Ihre internen Meldemechanismen jedoch nicht zu einer schnellen und angemessenen Lösung eines Falles führen, ermöglicht es die EU-Gesetzgebung zum Schutz von Hinweisgebern einer Person, sich mit ihren Bedenken an die zuständigen Behörden oder an die Medien zu wenden - und trotzdem rechtlich vor Repressalien geschützt zu sein. Die Hinweisgeberrichtlinie muss potenzielle Hinweisgeber über die verschiedenen Meldewege aufklären.

Fazit: Risiken minimieren mit Compliance

Präventive Maßnahmen im Unternehmen, wie die Einrichtung eines Compliance-Management-Systems oder eines Hinweisgebersystems minimieren nicht nur die Risiken, sondern wirken sich im Schadensfall auch strafmildernd aus. Unternehmen sollten daher frühzeitig ihre Compliance-Prozesse anpassen. Zur Best Practice gehören digitale Hinweisgebersysteme, denn nur diese erfüllen alle Anforderungen an eine sichere und anonyme Kommunikation und bieten ein effizientes Case Management. Damit setzen Unternehmen die EU-Hinweisgeberrichtlinie rechtssicher um.

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